Službena korespondencija

  • Korespondencija koja je standardizovana i usklađena sa zakonskim obavezama i potrebama organa, ustanova ili organizacija naziva se službenom korespondencijom.
  • Službena korespondencija je prepiska između državnih organa i organizacija, organizacija s javnim ovlašćenjima, te drugih organizacija i zajednica, koja podleže zakonskoj regulativi.
  • To je korespondencija između organa uprave, institucija, ustanova i fizičkih lica u skladu sa zakonskim propisima koji su zastupljeni u državi u kojoj se obavlja.
    U službenoj korespondenciji koriste se pisani sastavi koji se nazivaju službeni dopisi ili službeni akti. S njima se pokreće, mijenja, prekida, dopunjuje ili završava neka službena djelatnost organa uprave ili ustanove.
  • Osnovne razlike između poslovnog pisma i službenog dopisa su u sadržaju, pa se i način pisanja razlikuje jer je njihov cilj različit. Nasuprot poslovnog pisma koje ima za cilj uspostavljanje poslovnog odnosa radi obavljanja privredne djelatnosti, cilj službenog dopisa jeste obavljanje upravnih i drugih poslova koji predstavljaju vršenje vlasti i obavljanje društvenih službi.
    Na osnovu nadležnosti i delatnosti organizacije, službena korespondencija deli se na:
    • upravnu,
    • sudsku,
    • vojnu i
    • diplomatsku.
    Službeni akti mogu se podeliti prema poreklu i prema važnosti sadržine.
    Prema porijeklu akti se dijele na:
    • primljene (akti primljeni od drugih organa ili ustanova) i
    • sopstvene (akti kojima se pokreće neka službena djelatnost).
    Prema važnosti akti se dijele na:
    • obične,
    • povjerljive i
    • strogo povjerljive.
    Nadalje, od stepena tajnosti zavisiće i broj lica koja po nadležnostima mogu biti upoznata sa sadržinom službenog dopisa.
    U zavisnosti od cilja koji se u službenoj korespondenciji želi postići, nameće se korišćenje različitih pisanih sastava:
    Službeni dopis (akt kojim se organ uprave obraća drugim organima, organizacijama ili fizičkim
    licima);
    Rešenje (akt organa uprave o predmetu o kojem se vodi neki postupak);
    Zaključak (akt koji donosi nadležno lice u vezi s postupkom u nekom predmetu);
    Odluka (akt koji donose kolektivni organi, npr. Skupštine opština, upravni odbori u preduzećima);
    Podnesak (svako pismeno obraćanje državnom organu, preduzeću ili ustanovi u vezi s nekim pitanjem koje je u njegovoj nadležnosti; to može biti: prijedlog, prijava, zahtjev, tužba, pritužba
    ili žalba);
    Javne isprave (akti koje izdaje ili potvrđuje nadležni državni ili drugi organ radi konstatovanja
    ili dokazivanja određenih činjenica koje su od značaja);
    Akreditivi (akti ili instrumenti plaćanja koji se najčešće koristi u trgovini jer pogoduje objema
    stranama).

Rasterska i vektorska grafika

RAZLIKA IZMEĐU VEKTORSKE I RASTERSKE GRAFIKE

Većini ljudi kompjuterska grafika izgleda isto, a ona to nikako nije. Najbitnija podela je podela na vektorsku i rastersku grafiku.

RASTERSKA GRAFIKA

Rasterska grafika je sačinjena od stotina (ili hiljada, ili miliona) malih kvadrata koji sadrže informaciju o boji, a koji se nazivaju pikseli ili tačke. Jedan piksel – jedna nijansa neke boje.

Najuobičajeniji tip rasterske grafike je fotografija, dok je najpopularniji program za obradu ovog tipa Adobe Photoshop. Najpoznatiji rasterski formati su: jpg/jpeg, tiff, png, gif, bmp, psd.

Logo kompanije SmileSoft

Prednosti rasterske grafike

  • Mnogo detalja – ako ste se ikad pitali šta znači dpi, evo odgovora: dpi označava broj piksela odnosno tačaka po kvadratnom inču (2,54 cm puta 2,54 cm). Što je dpi veći, to je i više finih detalja u rasterskoj grafici.
  • Precizna izmena– rastersku grafiku možete menjati do nivoa piksela, odnosno, možete izmeniti svaku informaciju o boji koja je sadržana u jednom pikselu, tako da su mogućnosti izmene praktično neograničene.

Mane rasterske grafike

  • Zamućenje prilikom uvećavanja – najveća mana rasterske grafike je svakako pikselizacija. Kako rasterska grafika ima fiksan broj piksela, prilikom uvećanja, kompjuter pokušava da nadomesti praznine novim generisanim pikselima na osnovu matematičkog proračuna najsličnije boje. Ovaj proračun daje zamućenu rastersku grafiku, jer kompjuter nikad ne može da zna tačnu nijansu boje koju bi trebalo da nadomesti.
  • Veličina rasterskog fajla – fajlovi u kojima čuvate rastersku grafiku mogu biti poprilično veliki, iz prostog razloga što moraju da čuvaju veliki broj informacija, kao što je podatak o boji i nijansi boje svakog pojedinačnog piksela.

VEKTORSKA GRAFIKA

Vektorska grafika koristi matematiku da iscrtala oblike uz pomoć tačaka, pravih i krivih linija. Dok bi za rastersku grafiku veličine jednog kvadratnog inča od 300 dpi bilo potrebno da kompjuter zapamti 300 posebnih informacija o boji, kod vektorske grafike pamti samo četiri tačke, koje kasnije matematički spaja i popunjava informacijom koja nedostaje.

Najpoznatiji tipovi vektorske grafike su fontovi i logotipi, dok su najkorišćeniji programi Adobe Illustrator i Corel Draw. Najpoznatiji vektorski formati fajlova su: ai, eps, cdr, cmx.

Logo kompanije SmileSoft - vektorska grafika

Prednosti vektorske grafike

  • Beskonačno uvećavanje – uzevši u obzir da koristi matematičke funkcije za iscrtavanje, vektorska grafika se može beskonačno puta uvećati ili umanjiti bez gubitka kvaliteta.
  • Veličina vektorskog fajla – zbog već pomenutog načina iscrtavanja oblika, vektorski fajlovi imaju manju veličinu jer sadrže mnogo manju količinu informacija za razliku od rasterskih fajlova.
  • Mogućnost izmene – dok se kod rasterskih formata može desiti da svi elementi budu slepljeni u jedan sloj, kod vektorskih to nije tako, već je u svakom trenutku moguće menjati svaki zasebni oblik.

Mane vektorske grafike

  • Ograničeni detalji – obzirom da se matematički iscrtavaju, vektorski formati nemaju mogućnost detaljnije obojenosti i nijansi piksela za kompleksnije grafike kojima je potrebna takva obojenost i senčenje.
  • Ograničeni efekti – vektorski formati se sastoje od prostih tačaka, linija i krivih, pa zato nemaju mogućnost nekih naprednijih efekata, kao što su dodavanje senke , zamućenja (blur) ili isijavanja (glow), dok je to kod rastera moguće.

Da sumiramo, izbor formata zavisi od vaših trenutnih potreba, odnosno, da li ćete obrađivati fotografiju, praviti font ili logo, ili nešto sasvim treće. Novije verzije svih poznatijih programa, donekle predstavljaju mešavinu programa za izmenu i kombinovanje oba formata grafike.

Hiperlink- veza ka drugom sadržaju

U slajd prezentacije mogu se uneti i veze prema drugim datotekama na računaru ili veb mestima. Veze se mogu postaviti na tekst, slike ili druge objekte, ali i na akciona dugmad koja možemo sami kreirati dajući im željeni izgled.

Umetanje hiperveze
Veza se postavlja tako što se na slajdu označi objekat na koji se postavlja veza i zatim klikne na dugme Hyperlink koje se nalazi na Insert kartici.

Picture

Da bi kreirali vezu ka drugom slajdu u prezentaciji treba da:

  1. desnim tasterom miša kliknete na selektovani objekat, i odaberete Hyperlink.
  2. na desnoj strani otvorenog dijalog prozora odaberete Place in this Document
  3. iz liste slajdova odaberite slajd prema kome treba biti postavljena veza
  4. potvrdite kreiranje veze klikom na dugme OK.

Picture

Da bi kreirali vezu ka datoteci na računaru treba da:

  1. desnim tasterom miša kliknete na selektovani objekat, i odaberete Hyperlink.
  2. na desnoj strani otvorenog dijalog prozora odaberete Existing File or Web Page
  3. pronađite i označite datoteku na vašem računaru
  4. potvrdite kreiranje veze klikom na dugme OK.

Picture

Ukoliko je potrebno postaviti vezu ka odreženom veb-mestu, umesto odabira datoteke na računaru, u polju Adress potrebno je uneti njegovu URL adresu.
Četvrta mogućnost jeste kreiranje veze ka e-mail adresi odabirom E-mail Address na desnoj strani dijalog prozora i unosom željene elektronske adrese u polju Address.
Kreiranje akcionih dugmadi
Drugi način povezivanja sa dokumentom, veb stranom ili drugim slajdom u prezentaciji jeste kreiranje akcijskog dugmeta. Kada neko klikne na akcijsko dugme, postavljena veza će vas odvesti na željenu lokaciju (otvoriti dokument ili veb stranu ili preći na drugi slajd)

Da bi kreirali akciono dugme na slajdu primenite sledeći postupak:

  • na Insert kartici kliknite na Shapes dugme i odaberite jedno od ponuđenih dugmadi sa dna padajuće liste

Picture

  • postavite dugme na željeno mesto na slajdu
  • pojaviće se Action Settings dialog prozor
  • odaberite Mouse Click karticu
  • Action on click odeljku, odaberite Hyperlink to:, a zatim otvorite padajuću listu i iz nje odaberite jednu od ponuđenih opcija

Picture

  • čekirajte Play Sound polje ukoliko želite da se čuje odabrani zvuk kada se klikne na dugme; možete odabrati jedan od ponuđenih zvukova iz padajuće liste ili odabrati Other sound da bi odabrali audio datoteku sa vašeg računara

Picture

Da biste naknadno promenili akciju koja se odvija klikom na dugme potrebno je da:

  1. označite akciono dugme
  2. kliknete na Action dugme koje se nalazi na Insert kartici u okviru Link grupe.
  3. u otvorenom Action Settings dijalog prozoru promenite događaj ili hiperlink
  4. da bi potvrdili promenu, kliknite na OK dugme.

Picture

Izgled akcionog dugmeta možete promeniti na isti način kao što menjate izgled bilo kog Shapes oblika, preko Drawing Tools / Format kartice.

Picture

Picture

Promena stila i boje

Picture

Promena oblika

Klaasifikacija dokumenata

Prema prirodi zapisa, knjigovodstveni registri su podeljeni na hronološke, sistematske i kombinovane.

Hronološki nazivaju se knjigovodstveni registri u kojima se informacije o poslovnim transakcijama beleže redosledom primanja i obrade primarnih dokumenata. Ne vrši se grupisanje snimljenih podataka u tim registrima. Primeri hronoloških registara su registar transakcija, knjiga prodaje i knjiga kupovine, gde se fakture registruju za otpremljene proizvode odnosno stečene vrednosti.

Sistematski  nazivaju se knjigovodstveni registri u kojima se registrovanje poslovnih transakcija grupiše prema određenim (utvrđenim) osnovama, na primer, grupisanje podataka izravno na računima sintetskog i analitičkog računovodstva. Primeri takvih registara su inventarizacija materijalnih bilansa (bilans stanja), Glavna knjiga, koja sažima ukupne iznose za sve sintetičke račune.

Upisi u hronološke i sistematske knjigovodstvene registre moraju se nadopunjavati, što rezultira time da je broj  hronoloških registara uviek jednak broju zaduživanja ili kreditnih obratka sastavnih knjigovodstvenih registara (tzv. Mendesovo pravilo):

Ako se hronološki i sistematski unose u jedan registar, tada će se takav registar pozvati   kombinovani.   Upotreba kombinovanih registara računovodstva omogućava vam da račune učinite vidljivijim, a istovremeno smanjite broj računa.

Sintetički  nazivaju se registri u kojima se sve operacije odražavaju u generalizovanom obliku u meraču novca. Podaci o poslovnim transakcijama u ovim knjigovodstvenim registrima odražavaju se u kontekstu sintetičkih računa. Primer takvog računovodstvenog registra je Opšta knjiga.

Analitički  nazivaju se knjigovodstveni registri u kojima se informacije odražavaju na zasebnim analitičkim računima s detaljnim podacima o sadržajima zapisa sintetskog računa. Upisi u analitičke registre trebaju biti detaljniji od zapisa u sintetičkim registrima: daje se objašnjeni tekst, a zajedno s troškovima, prirodna ili radna mera su po potrebi navedena.

 Integrisan računovodstveni registar koji kombinuje sintetičko i analitičko računovodstvo, kao i hronološke i sistematske zapise. Koriste se, na primer, u računovodstvenom obliku za naručivanje iz časopisa. Kombinacija sintetskog i analitičkog računovodstva osigurava automatsko podudaranje rezultata sintetskih i analitičkih računa i eliminira potrebu za sastavljanjem revolving izjava za usklađivanje podataka.

Prema metodi upotrebe razlikuju se pojedinačni i kumulativni dokumenti.

Jednokratno  – ovo su dokumenti koji se koriste samo za jedan prikaz poslovnih transakcija. Primeri: nalozi za primanje / trošenje imovine; zahtev za otpremu materijala iz skladišta itd.

Kumulativno  – vrstu dokumenata koji se koriste za opetovano prikazivanje iste vrste poslovnih transakcija u njima tokom određenog vremenskog perioda (sedmica, mesec, kvartal, dekada, itd.). Ovo uključuje kartice ograničenja i ograničenja koje se izdaju nakon otpreme materijala iz skladišta za istog primaoca – radionica, odeljenje; decenija izveštaji o razvoju proizvoda itd. Zahvaljujući akumulativnim dokumentima, količina dokumentacije koja se koristi može se značajno smanjiti.

Na mjestu sastavljanja dokumenata mogu se svrstati u spoljne i interne

Spoljni  – dokumenti sastavljeni izvan poduzeća, odnosno oni koji dolaze izvan preduzeća: zahtevi plaćanja dobavljača; sudski nalog za izvršenje; bankovni izvodi za namirenje računa itd.

Domaći – dokumenti sastavljeni unutar preduzeća (bez obzira na svrhu).

Za računovodstvo se mogu koristiti samo oni dokumenti koji se izvode na jedinstven i ispravan način, u skladu sa svim zahtevima važećeg zakonodavstva.

Jedinstveni je takav knjigovodstveni dokument koji je odobren na propisani način i koji se koristi za prikazivanje iste vrste poslovnih transakcija za sve subjekte. aktivnosti: kreditni / debitni nalozi; avansni računi; uslovi plaćanja itd. Upotreba takve dokumentacije obavezna je za sve vrste preduzeća, bez obzira na vrstu djelatnosti.

Zahvaljujući objedinjavanju dokumenata postignuta je njihova organizacija. Uz put bi se trebalo rešiti i pitanje standardizacije dokumenata (izrada pisama iste veličine za određeni dokument).

Objedinjavanje primarne dokumentacije igra veliku ulogu u poboljšanju računovodstvenog procesa, jer se na taj način utvrđuju i odobravaju standardni zahtjevi za dokumentiranje poslovnih transakcija. Unificirani oblici primarnih računovodstvenih dokumenata mogu se sastaviti i na papiru i na računalnim informacijskim medijima.